投资回报分析

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文档扫描数字化的投资到底是不是值得？它的回报取决于多个方面。其中，有一些是可以马上用货币来衡量的，有一些则需要更深入的考量才可以量化。
当然，如果某个项目必须要采用数字文档，或者纸张文件多到不可能处理的情况下，那采用扫描数字化恐怕是唯一的办法了。
可以把有限的人力资源投入到更重要的工作中，由此可以计算节约的人工和有经验的员工创造的新的产值。
文件遗失、或者在需要的时候找不到，那导致的损失可能是不好估计的。例如法律文件、产权证明、知识产权问、完税文件等，有的还可能导致企业被罚款。
文件扫描前如果遗失或者归档错误，那可能就再也找不到了。但是扫描后，电子文件只要做定期备份，就几乎不会再有遗失的风险。
员工花在查找文件、归档文件等事务上的时间是间接的公司开支。这些时间要计入运作成本。提高这些时间的利用率，就等于提高了公司总体效率。
最后，再考虑一些直接的成本，管理人员的人工成本、文件柜、文件夹、场地、空调、电力、清洁、复制、库管等等。还有重要文件的复制成本、审计开支、快递费、应对政府检查时的所需要的对文件集中检索时所需要的巨大开支。
据JP摩根财富管理服务部门估计，在美国平均来讲，公司如果管理50份文件，要花费25万美元在流程管理上，花费11.5万美元在查找丢失的文件上，花费15万美元在仓储和处理这些文件上。
在考虑做文件扫描数字化的时候，我们要考虑投资回报，要考虑那些隐形成本，这些成本可能就像冰山的水面之下的部分，远远大于看得见的部分。
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